Pero, uno de los temas que suele faltar en estos planes es la eficiencia. Y es que, como generadores de contenido y marketing, no lo consideramos una prioridad. Lo que sí es prioridad es la calidad, la voz de la marca, los canales y las conversiones. Los sistemas y procesos nos parecen secundarios, tenemos que hacer, hacer, hacer.

Sin embargo y sobre todo en tiempos inciertos como los que vivimos, contar con sistemas es vital. Te permite producir a la velocidad que demandan tus mercados y audiencias, sin perder calidad, pero, sobre todo, te permite tener claridad de cuáles son tus objetivos y si los estás alcanzando.

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Claro está, que el tiempo es un factor. Es posible que usted, líder de marketing, haya tenido las buenas intenciones de sistematizar sus procesos, pero las múltiples campañas, los temas administrativos y la administración del personal (tanto dentro de la compañía como de sus agencias) le haya abrumado.

Es por eso que quisimos poner en uso la experiencia que hemos tenido en Conexiones para lograr esa sistematización. El 2022 ha sido un año de aprendizaje en ese sentido, hemos tenido que producir más piezas de contenido que nunca en nuestra historia, mientras establecemos procesos que faciliten la finalización de proyectos, la personalización del contenido y la mayor calidad para lograr las metas de nuestros clientes.

Para lograrlo, hemos utilizado prácticas de Agile, basado en datos del Agile Sherpas Report. La ventaja es que pueden ser aplicadas rápidamente, juntas o separadas. Lo cierto es que son el paso para empezar ese camino de eficiencia.

A continuación, algunos de los puntos más relevantes para empezar a aplicar esa planificación que desde ya estás temiendo:

Planificación por iteraciones:

Tradicionalmente, planificamos nuestro plan de marketing para todo el año, con campañas, tácticas, entregables y métricas. Una planificación agile propone empezar con los resultados que queremos alcanzar, por ejemplo, lograr 2000 Marketing Quality Leads a partir de mis campañas de contenido.

A partir de esto, la planificación será a corto plazo, incluso cada 3 meses. En esa planificación se detallan las acciones requeridas para lograr los resultados, por ejemplo: publicar 3 blogs optimizados con SEO a la semana y promoverlos a través de redes sociales por 3 semanas.

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Esta planificación reconoce que habrá cambios sustanciales en el mercado y no nos hace perder el tiempo pensando en las acciones que haremos, por ejemplo, en los últimos meses del año, cuando no tenemos visibilidad de qué sucederá.

Eso sí, el resultado si tiene una periodicidad anual y será lo que moverá tus acciones.

Visibilidad en el flujo de trabajo:

Una vez que realizamos nuestra planificación en el modelo agile, el segundo punto es la visibilidad. En muchas ocasiones, las tareas diarias y operativas se roban la mayor parte de nuestro tiempo en marketing, por eso visibilizar los procesos paso a paso permite empezar a realizar cambios.

Como líder, esto te dará luz sobre las actividades diarias de tu equipo, así como aquellas actividades “oscuras” que quitan tiempo de las verdaderas prioridades.

¿Cómo lo hacés? Hay muchas herramientas de flujo de trabajo en el mercado, desde Trello hasta Monday que pueden adoptarse para esta meta.

Es posible que enfrentés resistencia de tu equipo al adoptar estas herramientas, ya que conllevan el cambio de paradigmas y formas de trabajo. La perseverancia y comunicación son clave para que, como cualquier herramienta tecnológica, no falle la implementación por falta de uso.

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Limitar el trabajo en progreso:

Es probable que al leer esto pensés que este punto es imposible, pero es algo que hemos estado trabajando en Conexiones. Marketing siempre está trabajando múltiples proyectos a la vez, lo cual genera un desgaste de ideas y ejecuciones.

La metodología de agile trabaja a través de tableros Kanban (que muchas veces vienen incorporados en plataformas de flujo de trabajo) en donde podés ver donde están los cuellos de botella.

Ahí determinás si tus campañas están durando demasiado en la etapa de copy, diseño o difusión.

Estudios han demostrado que limitar el trabajo en proceso puede incrementar la productividad, prevenir distracciones y mejorar el nivel de proyectos finalizados. Va en contra de la cultura del multitasking y la cultura de “nunca decir que no a nuestro cliente interno o externo”, pero muestra resultados mucho más rápido de lo que creen.

Estos tres pasos son solo el comienzo de una ruta de agilidad que nunca termina – lo digo por experiencia propia- pero que permite que como líderes nos enfoquemos en lo que importa, podamos dedicar tiempo a tareas prioritarias que dejamos de lado por resolver lo urgente, y nos convirtamos en verdaderos estrategas de negocio.

Si querés asesoría para implementar una planeación agile, ¡conectemos!